Ben je bang klanten te verliezen door een tekort aan voorraad? Hier volgen enkele tips om het voorraadniveau op peil te houden en tevreden klanten te krijgen!
Goed zicht houden op de voorraad is een lastige klus. Het kost tijd en voorraadruimte is kostbaar, zeker als deze leeg is. Er zijn meerdere factoren die bepalen hoe je het magazijn op zet. Als je het niet doet, kun je geld verliezen doordat klanten ervoor kiezen bij de concurrent te bestellen in plaats van bij jou!
Hieronder onze tips die belangrijk zijn bij het opzetten van goed voorraadbeheer.
1. Denk na over wat je verkoopt
Het soort producten dat je op voorraad hebt, bepaalt de wijze waarop je de voorraad organiseert. Bederfelijke producten moeten snel verkocht worden. Andere producten moeten gekoeld worden. Bepaalde producten zijn groot, andere zijn klein. Je hebt producten die snel worden verkocht en producten die langer op voorraad liggen.
Hier is een aantal vragen die je helpen de situatie te beoordelen:
Is de voorraad tijdgevoelig (bijvoorbeeld bederfelijk, snel veroudert of uit de mode)?
Heeft de voorraad specifieke eisen ten aanzien van de temperatuur?
Hoe groot zijn de artikelen?
Hoe snel kun je ze verkopen?
Is het nodig om deze artikelen op voorraad te hebben of kan het rechtstreeks van leverancier naar de klant geleverd worden?
2. Kijk naar alternatieven
Het kan zo zijn dat het hebben van een eigen magazijn met voorraad voor jou niet de beste oplossing is. Indien de voorraad, maar enkele mutaties kent, dan kost een magazijnmedewerker je meer dan dat het oplevert. In dit geval kun je overwegen om de voorraad extern onder te brengen. Het geeft de mogelijkheid om je te concentreren op de kernactiviteiten van je bedrijf, terwijl externe bedrijven jouw voorraad beheren.
3. Weet wanneer je het op voorraad moet houden
Sommige producten zijn periodiek, dus het is belangrijk dat je weet wanneer je deze binnen krijgt en wanneer ze weer weggaan. Het is bijvoorbeeld onzinnig om midden in de zomer het hele magazijn vol te hebben met winterjassen.
4. Weet waar je de voorraad vandaan haalt
Bevoorraad het magazijn op een slimme manier. Bezuinig op de transportkosten bij het bestellen van meerdere items tegelijk als je kunt. Een goede relatie met een leverancier kan leiden tot betere deals, die ook kunnen helpen om de kosten te verlagen en wellicht de marge te verhogen.
5. Zorg voor meerdere leveranciers per product
Maak een lijst van alle leveranciers die de producten die je nodig hebt kunnen leveren. Het is altijd goed om een back-up plan te hebben voor het geval dat je gebruikelijke leverancier niet kan voldoen aan de behoefte. Als je weet dat er alternatieve leveranciers zijn, zorgt dit voor minder stress, haast of betaal je minder.
6. Plan je leveringen
Sommige dagen in de week zijn drukker dan andere. Het krijgen van leveringen buiten de spitsuren geeft je meer tijd om de voorraad te organiseren.
7. Push en Pull regels
De 'push regel' gaat ervan uit dat er onderzoek is gedaan naar de markt en heb je daarop geprognosticeerd. Op basis hiervan bestel je de producten en leg je deze op voorraad.
Het voordeel hiervan is dat je genoeg voorraad hebt voor iedere verkoop die wordt gedaan. Het nadeel is dat als je het product niet verkoopt, deze ruimte in beslag neemt en het dus geld kost.
De 'pull regel' doet exact het tegenovergestelde. Voor iedere verkooporder die je ontvangt van de klant, stuur je een bestelling naar de leverancier. De leverancier voorziet je van de benodigde hoeveelheid. Het voordeel hiervan is dat het ruimte scheelt en het elimineert onverkochte voorraad.
Het nadeel hiervan is dat je het risico loopt van langere levertijden en dat je gebonden bent aan de beschikbare voorraad van de leverancier. Indien je leverancier niet, of niet binnen een redelijke termijn, kan leveren, kan dit de relatie met je klant behoorlijk verstoren.
8. Zorg voor een 'zorgeloze' voorraad
Een techniek waarover je kunt nadenken is 'voorraad in consignatie'. Dit is een stuk van de voorraad die je leverancier plaatst in jouw magazijn, maar waarvoor de leverancier nog steeds de juridische eigenaar is. Zodra de voorraad wordt verkocht, stuurt de leverancier je de factuur. Het voordeel van deze techniek is dat, voor standaardproducten, je voorraad die niet verkocht is, kunt retourneren aan je leverancier, met als enige kosten de ruimte die het in de voorraad heeft ingenomen.
9. De beste voorraad is nog steeds geen voorraad
Onder de lijst van producten die je verkoopt zijn er enkele producten waarvan je geen voorraad zou moeten bijhouden. De beste oplossing om hen uit het magazijn te houden is het gebruik van 'drop-shipping'. Het gaat om het versturen van alle bestellingen die je van je klanten voor deze artikelen ontvangt, rechtstreeks te versturen naar je leverancier. Je leverancier zal deze producten rechtstreeks verzenden naar de klant. Dit resulteert in meer ruimte in het magazijn en meestal een snellere verzending dankzij minder stappen.
10. Omarm technologie
Het werk gedaan krijgen is een fulltime bezigheid als je alles in je eentje moet doen. 
Met hulp van goede voorraadbeheersoftware zal deze taak gemakkelijker, sneller en efficiënter worden. Neem ieder deel van de voorraad op in het systeem; het zal je helpen bij het beheren van de voorraad door je duidelijk inzicht te geven in de voorraadniveaus.
Het gebruik van barcode scanners zal ook helpen bij het besparen tijd en het geeft direct updates over wat binnenkomt en weer weggaat. Het geeft tevens de exacte positie van ieder product.
11. Automatiseer wat mogelijk is
Na enige tijd, heb je genoeg informatie om te bepalen wanneer welke producten met welke hoeveelheid besteld moeten worden. Gebruik geautomatiseerde functies op deze producten, zodat het systeem deze producten zelf besteld, terwijl je een oogje houdt op de rest van de voorraad.
Zodra je deze taken hebt voltooid, moet het goed gaan in de meeste situaties en kun je tekort aan voorraad voorkomen met als resultaat tevreden klanten. En als je klanten weten dat ze op je kunnen rekenen, zullen ze nooit ergens anders kijken!
11 tips om beter de voorraad van je producten te beheren