5 belangrijke stappen bij het implementeren van een ERP-systeem

1. Welke mensen

Een succesvolle ERP-implementatie valt of staat bij het betrekken van de juiste mensen, op het juiste moment en op de juiste manier. Geen enkele andere beslissing is uiteindelijk belangrijker dan de keuze van het projectteam zelf. Wees slim bij het samenstellen van het juiste interne team (eigenaren, managers, leidinggevenden en medewerkers) om voor jou de beste informatie beschikbaar te hebben. De omvang van het team zal variëren in de tijd, maar een kern van mensen zal betrokken zijn gedurende het gehele project. Van het bepalen van de omvang en functies van het nieuwe systeem, om documentatie te verwerken en te testen en trainen. Het is het inzicht en de deelname van deze belangrijke mensen dat het grootste verschil in de uitkomst van de implementatie kan maken.

2. Documenteer het proces

De frustraties, inefficiëntie en tekortkomingen van het bestaande systeem hebben waarschijnlijk geleid tot een toenemende reeks van workarounds die op dit moment nodig zijn. Sterker nog, het zijn juist deze problemen die ervoor hebben gezorgd dat er is gestart met een zoektocht naar een vervanging ERP-systeem. Het is nu tijd om deze workarounds te 'formaliseren', althans in termen van een proces document: Wat is het doel van het proces? Wat zijn de huidige stappen in het proces? Welke van de stappen worden momenteel ondersteund, en welke vragen nu om een workaround?

De gebreken in het huidige systeem, en de workarounds die zijn gemaakt om hier omheen te kunnen werken, is kritische informatie. Wanneer het tijd is om een nieuw systeem te kiezen, kunnen deze proces documenten de basis vormen voor een objectieve vergelijking van de vervangende kandidaten.

3. Maak de juiste prioriteiten

Het kan verleidelijk zijn om bij het zoeken naar een nieuw systeem elke mogelijke verandering of verbetering die jezelf of iemand anders kan bedenken op te nemen. Alleen al het documenteren van de processen, en een korte enquête van je collega's zal een lange "wensenlijst" van verbeteringen opleveren. Jarenlange frustraties zullen voldoende materiaal verschaffen. Dit is een goed uitgangspunt, maar deze lijst moeten als eerste goed doorgewerkt en geprioriteerd worden.

Een succesvolle ERP-implementatie zal zich alleen richten op een zorgvuldig geselecteerde en gerangschikte lijst van prioriteiten. Begin met de "alles" lijst. Vervolgens identificeer je alle functies, processen en analyses die de hoogste prioriteit hebben, daarna de tweede prioriteit, etc. Sommige punten van de wensenlijst zullen bedrijf kritisch en essentieel voor het succes van het bedrijf zijn, en sommigen zullen zeer voordelig zijn, maar niet helemaal de eerste prioriteit hebben. Deze gerangschikt reeks prioriteiten is van essentieel belang voor de volgende stap.

4. Selecteer het beste ERP-systeem

Gewapend met een set van procesdocumenten, en een geprioriteerde lijst van functionaliteiten, gaan we beginnen met zoeken. Waar te beginnen? Gebruik de prioriteitenlijst en beslis of je een "algemeen" product met een sterke set van kern, eigenschappen en functies, snelle implementatie en brede toepasbaarheid nodig hebt, of een meer gespecialiseerde en gerichte oplossing ontworpen voor jouw branche en misschien zelfs aangepast aan jouw eigen specificaties, nodig heeft.

Het scala aan mogelijkheden voor een vervanging ERP-systeem is uitgebreid, met keuzemogelijkheden voor implementatiemethode, maat en schaal, en elk budget. De sleutel tot het maken van een juiste keuze wordt na de eerste drie stappen uitgevoerd. Ondersteund het voorgestelde systeem mijn bestaande processen zonder de workarounds? Is het nieuwe systeem een verbetering op mijn bestaande processen, geeft het een grotere efficiëntie en kunnen mensen beter samenwerken? Kan het nieuwe systeem toekomstige groei, grotere volumes, of nieuwe ondernemingen ondersteunen?

5. Selecteer een ERP-implementatiepartner

Tijdens het selectieproces voor het nieuwe ERP-systeem, maakt je de laatste keuze en dat is de implementatiepartner. Kies deze zorgvuldig, deze beslissing is belangrijk. De ERP-partner is verantwoordelijk voor het leveren van jouw visie, ontwikkeld door jouw belangrijkste mensen en op basis van jouw belangrijkste prioriteiten. Beschikt de partner over de technische expertise van het project dat moet worden opgestart? Werkt de partner volgens een vastgelegde implementatie methodiek? Heeft de partner een benadering die compatibel zijn met je eigen bedrijfscultuur en persoonlijkheid is?

Voor elke ERP-implementatie, is het de samenwerking tussen jouw projectteam en de ERP-partner dat het uiteindelijke succes of falen van het project bepaalt.

Een succesvolle ERP-implementatie heeft geen magie nodig. Het is het resultaat van een zorgvuldige product selectie en de samenwerking met de juiste partner. 

Profiteer van deze vijf belangrijke stappen en zet met je bedrijf de volgende stap.