Is het aanpassen van je ERP-systeem een goed idee? Het is een vraag die me bezighoudt vanaf het moment dat ik ben begonnen met het implementeren van ERP-systemen, 25 jaar geleden. Deze vraag is me vaak gesteld en ben ik meerdere keren van visie gewijzigd.
Mijn eerste gevoel is altijd: "Nee, blijf hier vanaf en houd het simpel". Maar de wereld is niet altijd eenvoudig, en ik geloof ook dat het aanpassen van een ERP-systeem een goed idee kan zijn. Maatwerk stelt bedrijven in staat hun ERP-systeem aan te passen aan hun exacte behoeften, waardoor het systeem beter aansluit, gebruiksvriendelijker en efficiënter kan worden. Het kan bedrijven ook in staat stellen om zich sneller aan te passen aan veranderingen in hun branche of om nieuwe functies toe te voegen die nodig zijn.
Bij bijna ieder verkoopgesprek dat ik heb, wordt vaak direct aangegeven dat maatwerk niet gewenst is en dat het bedrijf volledig standaard wil werken. Vaak zeggen ze dit al voordat processen goed in kaart zijn gebracht en nog niet bekend is of Odoo (of welk ERP-Systeem dan ook) geschikt is voor hun doel. De klant wil het niet en mijn uitgangspunt is ook altijd dat je het moet vermijden, maar dat kan niet altijd...en dat is helemaal niet erg!
Mijn stelling is dan ook dat maatwerk iets is wat niemand wil, maar dat bijna iedereen het heeft.
Waarom is dat? Wat is de impact op de implementatie en het onderhoud van Odoo? Laten we daar eens in duiken.
Waarom zou ik maatwerk nodig hebben?
Maatwerk is zinvol wanneer de standaard functionaliteiten van Odoo niet toereikend zijn en het niet haalbaar is om je processen aan te passen. Door Odoo aan te passen, kun je de functionaliteiten van het systeem uitbreiden en het efficiënter maken en afstemmen op de behoeften in je bedrijf. Maatwerk stelt je in staat om functies toe te voegen die niet beschikbaar zijn in de standaard Odoo-Apps. Het kan je helpen je bedrijfsprocessen te stroomlijnen, de productiviteit te verhogen en de kosten te verlagen.
Wat ik vaak zie als we Odoo implementeren, is dat de verandering in een ERP-Systeem meer is dan het veranderen van software. Het vraagt ook om veranderingen in de manier waarop mensen werken. En deze overgang is niet altijd gemakkelijk voor alle betrokkenen. In deze gevallen is het soms gemakkelijker om de software aan te passen dan om mensen te veranderen.
Hoewel het vaak verstandiger is deze aanpassingen te vermijden, is er soms geen betere manier om het project vooruit te helpen. Meestal worden deze aanpassingen op den duur weer verwijderd, omdat mensen de nieuwe software beter begrijpen.
Ondersteund Odoo niet alle bedrijfsprocessen?
Nee, Odoo dekt niet alle bedrijfsprocessen. Odoo is een zeer veelzijdig platform en kan worden gebruikt om veel verschillende soorten processen te beheren, maar het dekt niet altijd alle specifieke processen die je nodig hebt voor jouw bedrijf. Ook kan het zijn dat Odoo het proces wel ondersteund, maar niet op de manier zoals jouw bedrijf werkt (en moet blijven werken).
Hoewel vaak gezegd wordt dat het bedrijf en de mensen zich zullen aanpassen aan de software, blijkt dit in de praktijk niet altijd mogelijk.
Wat kan worden aangepast in Odoo?
Odoo is een zeer flexibel platform, waarmee gebruikers bijna elk aspect van hun systeem kunnen aanpassen, zoals de website, webshop, boekhouding, CRM, HR, verkoop en projectmodules. Odoo biedt ook een breed scala aan mogelijkheden om de gebruikersinterface, workflow, opslag van gegevens en rapportages aan te passen.
De gebruikersinterface is één van de belangrijkste aspecten van ERP-maatwerk. Dit omvat het aanbrengen van wijzigingen in de "look and feel" van het ERP-systeem. De gebruikersinterface kan bijvoorbeeld worden aangepast om specifieke gegevens weer te geven, om de navigatie te vergemakkelijken of om nieuwe functies toe te voegen. Door de gebruikersinterface aan te passen, kunnen organisaties hun ERP-systeem gebruiksvriendelijker en intuïtiever maken.
Het is ook mogelijk om de werking van de software aan te passen of iets geheel nieuws te maken. Met maatwerk zijn de mogelijkheden eindeloos, wat het heel krachtig maakt, maar ook een valkuil is.
Ook voor het koppelen met andere systemen kan er maatwerk nodig zijn. Wanneer de koppeling vanuit Odoo wordt geïnitieerd en er geen standaard koppeling bestaat, is er maatwerk nodig in Odoo. Als een ander systeem met Odoo koppelt en gebruik maakt van de standaard API, moet je toch rekening houden met het feit dat deze applicatie nu ook afhankelijk is van Odoo en je moet uitkijken met aanpassen die daar effect op kunnen hebben. Dat is los van wijzigingen die Odoo zelf aan de API maakt bij nieuwe versies.
Maar we hebben Odoo Studio, toch?
Ja, met Odoo studio kun je prachtige dingen doen. Maar je kunt Odoo ook stuk maken, omdat de gebruiker niet begrijpt hoe Odoo werkt.
Wij als Odoo-implementatiebedrijf hebben een hartliefde verhouding met Odoo Studio. Eén ding is zeker; als je aanpassingen gaat doen door softwareontwikkeling door een programmeur, gebruik dan geen Odoo Studio. Softwareontwikkeling combineren met Odoo Studio is geen goed idee.
Lees ons blog Waarom Odoo Studio niet de heilige graal is?
Hoe zit het met de apps in de Odoo App Store?
De Odoo App Store biedt een verscheidenheid aan apps die kunnen worden gebruikt om de functionaliteit van Odoo uit te breiden. Deze apps breiden de functionaliteit van Odoo uit en maken het mogelijk om Odoo te koppelen met andere applicaties en diensten. Veel apps zijn gratis, maar voor steeds meer apps moet betaald worden.
De kwaliteit van deze apps van derden varieert van uitstekende kwaliteit, zoals de apps die worden onderhouden door de Odoo Community Association, tot zeer slecht, waarbij ontwikkelaars een eenmalige "quick win" proberen te behalen.
Het echte nadeel van de Odoo App Store is dat er geen kwaliteitscontrole wordt uitgevoerd door Odoo zelf. Dit maakt het gemakkelijk om slechte apps te plaatsen die er misschien leuk uitzien, maar die je hoofdpijn bezorgen om te implementeren en te onderhouden.
Lees ons blog Waarom zijn we gestopt met het gebruik van Apps uit de Odoo App Store?
Hoe zit het met maatwerk en updates?
Odoo ondersteunt 3 versies die tegelijkertijd worden onderhouden, dus dat betekent dat wanneer Odoo 16 wordt uitgebracht, Odoo ook Odoo 14 en 15 ondersteunt, maar de ondersteuning voor Odoo 13 is gestopt.
Dus bij voorkeur migreer je elk jaar (migraties worden makkelijker als je het tempo bijhoudt en misschien kunnen aanpassingen worden verwijderd ten gunste van standaardfunctionaliteit) maar minimaal eens in de 3 jaar. In die 3 jaar zal er veel veranderen in Odoo. Niet alleen functionaliteit die wordt toegevoegd (of verwijderd), maar ook technische updates, om het voor Odoo mogelijk te maken om meer te schalen. Die technische wijzigingen en de verandering in de functionele logica, maken het een vereiste om ook het maatwerk bij te werken.
En ja, de update van dit maatwerk kost geld. Laat het geen verrassing zijn en budgetteer deze kosten vanaf het begin. Deze terugkerende kosten moeten onderdeel zijn van de kosten-batenanalyse die wij adviseren uit te voeren wanneer je denkt dat er maatwerk nodig is.
Is het aanpassen van Odoo een goede of slechte zaak?
Om deze vraag te beantwoorden, moeten we definiëren welke waarde het maatwerk voor het bedrijf oplevert. Belangrijk hierbij is dat het waarde moet brengen voor het bedrijf en niet alleen voor één individu. Veel mensen zijn op zoek naar een knop die al hun taken automatisch uitvoert, maar dat is geen realistische waarde.
Aanpassingen brengen kosten met zich mee in ontwikkeling en onderhoud. Zoals alles in een commercieel bedrijf, moeten alle investeringen worden terugverdiend.
Als ik naar de klanten van Odoo Experts kijk, zien we dat de meerderheid kleine aanpassingen heeft gedaan en deze kleine aanpassingen zijn meestal gedaan, omdat het de manier waarop ze werken gemakkelijker maakt. Grotere aanpassingen worden gedaan vanwege ontbrekende functies voor het type bedrijf.
Je moet als Odoo partner transparant zijn over de voor- en nadelen van maatwerk en door open te zijn, begrijpen mensen wat het gaat brengen en wat de kosten zullen zijn bij de start van Odoo, maar ook in de komende jaren. Door transparant te zijn kan iedereen zijn eigen afweging maken of maatwerk echt nodig is. Wij als Odoo Experts zullen je altijd adviseren en uitdagen.
Ik kan me voorstellen dat je misschien meer wilt weten over dit onderwerp. Neem hier gerust contact met me op als je vragen hebt erwin@odooexperts.nl
Maatwerk, niemand wil het (bijna) iedereen heeft het