Top 5 signalen dat je bedrijf aan een ERP-systeem toe is

Je bent steeds meer tijd kwijt om inzicht te krijgen in de juiste cijfers van je bedrijf. De verkoopprognose is meer gebaseerd op gevoel en aannames, dan gebaseerd op cijfers. Je hebt steeds meer moeite met de groter wordende order volumes en de klanttevredenheid wordt telkens minder. Je hebt geen idee hoeveel voorraad je precies in je magazijn hebt en het is moeilijk om dit eenvoudig na te zoeken.

Als dit klinkt als jouw bedrijf, dan is het verstandig om na te denken over een ERP Systeem. Je bedrijf staat op het punt te verdrinken!

Ieder bedrijf is uniek en er is geen specifieke indicator die zegt: “Je moet nu aan een ERP-systeem”. Echter, die bedrijven die het meeste profiteren van ERP Software worden vaak geconfronteerd met soortgelijke problemen en frustraties. Lees verder voor de top 5 signalen dat je bedrijf klaar is voor ERP.

1. Je hebt veel verschillende software pakketten voor verschillende processen

Denk hier maar eens een paar minuten over na. Hoe leggen je werknemers informatie vast, hoe vinden ze het weer terug en hoe verwerken ze deze? De boekhouder gebruikt zijn boekhoudprogramma voor debiteuren- en crediteurenbeheer. De verkoopafdeling heeft een apart pakket voor CRM en verkooporders. Is het overbrengen van verkooporders en up-to-date klantinformatie tussen verkoop en boekhouding een tijdrovend handmatig proces? Gebruiken ze in het magazijn weer een ander systeem voor het maken, versturen en volgen van de leveringen?

Wanneer verschillende front- en backend systemen, niet geïntegreerd zijn en allemaal apart draaien, maken deze het proces inefficiënt en loopt het niet soepel. Zonder de juiste gegevens van de verkoopafdeling, kunnen problemen in het voorraadbeheer ontstaan. Terwijl het niet hebben van de laatste gegevens van de financiële afdeling, direct een negatieve invloed heeft op bijvoorbeeld marketing en verkoop.

ERP Software is de software die alles integreert, zo dat je bedrijf kan vertrouwen op één database, met alle juiste informatie. Alle broninformatie op één plek en altijd up-to-date en dat realtime. Met ERP Software heb je altijd de juiste informatie beschikbaar om de juiste beslissingen te nemen.

2. Je hebt geen eenvoudige toegang tot de informatie over je bedrijf

Als iemand je zou vragen wat je gemiddelde verkoopmarge is, hoe lang ben je dan bezig om dit uit te zoeken? Hoe zit het met andere belangrijke prestatie-indicatoren, zoals het aantal orders per dag of de verkopen tot nu toe? Voor bedrijven die een beroep doen op verouderde systemen en Excel spreadsheets, die voortdurend handmatig moeten worden bijgewerkt, kan het opzoeken van deze gegevens wel even op zich laten wachten.

Het gaat tegenwoordig veel sneller dan vroeger. Dit betekent dat je werknemers binnen je bedrijf direct toegang moeten hebben tot de belangrijkste informatie. Met een ERP-oplossing, hebben managers een helikopter view over de operatie en hebben de werknemers de juiste informatie, die ze nodig hebben om hun taak, zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

3. De boekhouding neemt steeds meer tijd in beslag en wordt steeds complexer

Vaak komen de eerste signalen dat je bedrijf een ERP-systeem nodig heeft van de financiële afdeling. Als je werknemers nog steeds heel veel tijd kwijt zijn met het verwerken van papieren verkooporders en facturen van het ene naar het andere systeem, vraag je dan eens af hoeveel tijd er verloren gaat.

Met ERP Software is deze verspilling van tijd niet meer nodig. Hetzelfde geldt voor het maken van financiële rapportages. Alle cijfers in een enkele database geeft je de mogelijkheid om alle rapportages eenvoudig en op tijd te presenteren.

4. De verkoop en klanttevredenheid loopt terug

Als bedrijven groeien is vaak een van de grootste uitdagingen het voeren van goed voorraadbeheer. Ervoor zorgen dat de juiste hoeveelheid van een product ligt op de juiste locatie op de juiste tijd is één van de belangrijkste taken.

Wanneer verkopen, voorraad en klantinformatie apart worden beheerd, kan dit grote problemen geven in je bedrijf. Als je tekort aan hardlopende producten hebt, wordt er niets meer verkocht, totdat de volgende levering van de leverancier er is. Als ondertussen een klant belt om te vragen naar zijn levering en de werknemer heeft geen inzicht in de voorraad of de leveringen aan de klant, dan zal je bedrijf een slechte naam krijgen. Je verminderde betrouwbaarheid en service worden een groot probleem.

Met een ERP-systeem hebben de bevoegde mensen van iedere afdeling, toegang tot dezelfde up-to-date informatie. Vertegenwoordigers kunnen klantvragen over orderstatus, levering, status, voorraad, betalingen, etc. direct beantwoorden, zonder op te hangen, terug te bellen of door te verbinden. Maar beter nog, het is tegenwoordig ook mogelijk om de klant deze informatie zelf online te tonen in een klantportaal. Ondertussen kan de magazijn manager direct zien wanneer de voorraad te laag wordt en op tijd producten bestellen.

5. Je ICT wordt te complex en kost te veel tijd

Een van de grootste nadelen van meerdere systemen binnen je bedrijf is dat ICT-beheer een nachtmerrie wordt. Het beheren, aanpassen en integreren van deze systemen is complex, tijdrovend en kostbaar.

Het doorvoeren van patches en andere updates voor lokale verouderde software systemen (on-premises) kost soms meer dan dat het oplevert. Deze updates zijn niet alleen kostbaar, ze maken soms ook, ongewild, lokale aanpassingen van de software weer ongedaan. Het is dan ook geen verrassing dat veel bedrijven werken met verouderde systemen, welke allang niet meer up-to-date zijn.

In plaats van steeds weer nieuwe software, en dus complexiteit, toevoegen aan een toch al inefficiënt systeem, kun je met moderne ERP-software snel en flexibel inspelen op veranderingen in de markt. Daarom kiezen veel bedrijven tegenwoordig voor een Cloud ERP-oplossing. Odoo Experts, implementeert en onderhoud, het systeem voor je en geeft je de service en support doe je daarbij nodig hebt.