Waarin verschillen ERP-systemen?

Je bedrijf bestaat al een aantal jaar en je hebt de wind in de zeilen. Het gaat goed! Het gaat zelf zo goed, dat je moeite hebt de groei bij te houden. Je moet de organisatie gereed maken voor de volgende stap. Je moet verder professionaliseren en je denk aan het aanschaffen van een ERP-Systeem. Maar ja, welk systeem is het beste geschikt voor mijn bedrijf? En waarin verschillen de ERP-Systemen?

Het aanbod van verschillende software systemen is inderdaad groot. Hier beschrijven wij 7 verschillen waar je rekening mee kunt houden.

1. Lokaal of cloud

Aanbieders van ERP-systemen hebben vaak twee manieren van het aanbieden van de software. Je kunt het lokaal op een server binnen de muren van je bedrijf installeren. Dit noemt men ‘on premisse’. Maar het is tegenwoordig erg populair om de software aan te bieden als cloud oplossing. Zonder hier te diep op in te gaan, is cloud een verzameling van oplossingen waarbij de software via een internetverbinding wordt aangeboden.  

Simpel gezegd heb je dus de keuze om het op je eigen server te plaatsen. Dit kun je zelf doen of laten doen door de leverancier van de software of door de implementatiepartner. Of je kan kiezen voor een cloud oplossing. Beide oplossingen hebben voordelen en nadelen, zoals veiligheid, beschikbaarheid en schaalbaarheid van de applicatie. Maar ook vertrouwen in de leverancier die jouw data ‘beheert’ is van groot belang.  

Maar de verschillen zitten niet alleen in de techniek. Ook de kosten tussen on premisse en cloud zijn verschillend. Bij on premisse betaal je vaak een aanschafprijs voor de software en betaal je vaak 15% of meer aan onderhoud per jaar over de aanschafwaarde. Het aanschafbedrag is vaak afhankelijk van de functionaliteit die je gebruikt en het aantal gebruikers. Maar dit verschilt per leverancier. Bij een cloud oplossing betaal je een maandelijks bedrag. Dit is een all-in bedrag voor het gebruik, hosting en andere services. Ook hier is het te betalen maandbedrag vaak afhankelijk van de functionaliteit en het aantal gebruikers.  

Overigens wordt bij beide oplossingen de software niet je eigendom. Je krijgt het recht om de software te gebruiken, maar het wordt niet je eigendom. Een uitzondering hierop is een ‘open source’ systeem, hier betaal je niet voor het gebruikersrecht, maar het wordt ook niet je eigendom. Zie verder punt 4 van dit artikel.

2. Functionaliteit

Het aanbod van functionaliteit in een ERP-systeem is heel verschillend. Maar ook worden de functionaliteiten vaak aangeboden als modules of apps en heb je de keuze wat je wilt aanschaffen. De beste gebruikerservaring krijg je als alle functionaliteit is geïntegreerd in één pakket. Je werkt dan echt in één pakket en hebt niet bij iedere app een andere look-and-feel van de software. Er zijn ook leveranciers die apps aanbieden, maar deze zijn niet geïntegreerd, maar vormen een koppeling aan je systeem. Je hebt dan vaak opeens te maken met meerdere leveranciers van je software systeem. Dit betekent dat de systemen aan beide zijden goed up-to-date moeten blijven om met elkaar te kunnen blijven communiceren. Met een geïntegreerd systeem heb je dit probleem niet en heb je te maken met alleen de leverancier van de software.  

Veel ERP Systemen zijn nog zeer traditioneel en zijn financieel gericht. De pakketten zijn ontworpen om de juiste financiële cijfers te kunnen presenteren. De huidige snel veranderende markt vraagt echter steeds meer van een organisatie en het directe klant contact is belangrijk en wordt steeds belangrijker. Ga op zoek naar een ERP-systeem wat ook functionaliteit biedt die verder gaan dan verkoop, inkoop, voorraad en productie, maar ook mogelijkheden biedt om je website en marketing te beheren.

3.  Modern of verouderd

Veel ERP-systemen bestaan al jaren en worden ook al jaren gebruikt bij vele bedrijven. Maar alleen omdat het systeem veel wordt gebruikt, betekent nog niet dat het, het juiste pakket is. Veel ERP-systemen zijn dusdanig complex dat deze bijna niet meer vernieuwd worden maar alleen maar uitgebreid. Dit betekent vaak nog meer complexiteit en een technisch verouderd systeem.

Dit kan problemen met zich meebrengen als:

• Onderhoudbaarheid. Het systeem is zo complex en verweven dat aanpassingen op één plaats leiden tot problemen op een andere plaats (ook wel regressie genoemd)
• Niet flexibel. Aanpassingen aan het systeem zijn niet mogelijk of complex en duur
• Geen browser cliënt. Ieder werkstation heeft een zogenaamde thick cliënt. Bij iedere update dien je ieder werkstation te updaten
• Verouderde en/of geen duidelijke interface. De hele look-and-feel van het systeem is niet meer van deze tijd en niet meer herkenbaar en gebruiksvriendelijk.
• Toegankelijkheid. Oudere systemen via internet toegankelijk maken is vaak niet eenvoudig mogelijk

Laat je bij de keuze voor een nieuw systeem goed adviseren over de onderliggende architectuur, oftewel hoe is het systeem opgebouwd en is dit modern of verouderd. Doe je dit niet, dan wordt de groei van je onderneming straks beperkt of afgeremd door je systeem, terwijl het systeem je juist moet helpen.

4. Open source of Closed source

Veel ERP Systemen zijn closed Source (of propriëtaire software genoemd). Dit betekent dat de broncode van de software voor niemand toegankelijk is. Niet voor de eindgebruiker, maar ook niet voor beheerde of implementatiepartner. De broncode is het kapitaal van de leverancier en deze wordt zwaar bewaakt. Het verdienmodel van deze leveranciers is namelijk gericht op het verkopen van licenties en daarvoor moet kopiëren van de software worden voorkomen.

Sinds een aantal jaren is open Source in opkomst. In tegenstelling tot closed Source is de broncode beschikbaar voor iedereen. Iedereen kan kijken hoe de software in elkaar zit en kan deze aanpassen en vrijelijk gebruiken. Vaak is de software gratis, maar dat hoeft niet zo te zijn. De producent van deze software kan een commercieel bedrijf zijn, maar kan ook een stichting zijn. Deze bedrijven verdienen hun geld met het leveren van diensten op het product. De gedachte is dat als je samenwerkt met een grote groep mensen aan hetzelfde product dat je een beter product krijgt dan dat het product gesloten is.  

Maar het grootste voordeel is wellicht de vrijheid om te kiezen met wie je wilt werken. Je hoeft niet te werken met de producent of leverancier. De software is open en je hebt de vrijheid om te kiezen (met noemt dit geen vendor lock-in)

5. De oorsprong van het systeem

De kracht van een systeem is vaak af te leiden uit de historie van het bedrijf en het systeem. Er zijn systemen die gestart zijn als een boekhoudpakket en hieraan in de loop der tijd functionaliteiten hebben toegevoegd. Deze pakketten zijn op het financiële vlak sterk, maar op andere vlakken komen ze soms tekort. ERP-systemen zijn bijvoorbeeld ontstaan vanuit de behoefte om meer financieel overzicht te verkrijgen, of beter een productieproces te kunnen plannen. Ook zijn er systemen die vanuit een projectplanning behoefte zijn ontstaan. Vaak zie je de oorsprong van het systeem nog steeds terug in de functionaliteiten.

6. Niche systemen

Werk je in een niche markt dan zijn er vaak systemen die zich hierin hebben gespecialiseerd. De leverancier kent deze markt en de software is hierop helemaal aangepast. Er zijn systemen die speciaal voor deze niche markt zijn gemaakt, maar je ziet ook veel standaard systemen met een schil van functionaliteit (vaak verticals genoemd) specifiek voor een bepaalde branche. Welk systeem het beste geschikt is vraagt onderzoek naar de specifieke eisen van de niche en of het ERP-systeem deze ondersteunt of kan ondersteunen. Een specialist in jouw markt kan de beste keus zijn, maar een nieuwe kijk, kan ook soms heel verfrissend zijn.

7. De implementatie partner

Hoewel het aanbod van de systemen groot is en er zeker grote verschillen zijn, maakt de implementatie partner het grootste verschil. Het systeem is een middel om te komen tot een bepaald doel en niet een doel op zich.

Natuurlijk moet het systeem geschikt zijn voor de processen binnen jouw bedrijf. Maar het implementeren van de software is een project en moet ook als zodanig worden aangepakt. De rol die de implementatiepartner hierin speelt, is van cruciaal belang voor het slagen van het project. Dus denk goed na of het bedrijf wat de software bij je gaat inrichten bij je past, dezelfde taal spreekt en zijn sporen heeft, verdient op het gebied van software-implementatie en ontwikkeling.

Laat ons weten waar jij tegen aanloopt met je keuze voor een ERP-systeem.