Wat is een ERP systeem of ERP Software?

Maar wat is een ERP-systeem nu echt?

Binnen een organisatie vinden verschillende bedrijfsprocessen plaats. Hierbij kun je denken aan: boekhouding, verkoopbeheer, inkoopbeheer, personeelsbeheer (HRM), relatiebeheer (CRM), voorraadbeheer, kwaliteit, logistiek, marketing, projectmanagement, productie, etc.

Bij de uitvoering van deze processen wordt vaak gebruikgemaakt van automatisering. Bij veel organisaties worden hiervoor meerdere softwarepakketten gebruikt. Er zijn vaak meerdere losse systemen in omloop zoals MS office, boekhoudsoftware, relatiebeheersoftware of maatwerksoftware. Gegevens worden daardoor op veel verschillende plaatsen en manieren opgeslagen. Afdelingen hebben vaak eigen werkwijzen met eigen formulieren, lijsten en goedkeuringsprocessen.

Een ERP-systeem is ERP-software dat in één keer het volledig bedrijf kan automatiseren en daarmee alle gegevens en alle bedrijfsprocessen in één pakket onderbrengt. Dit kan grote voordelen opleveren in efficiëntie en winstgevendheid. 

Voordelen van een ERP-systeem

Het belangrijkste voordelen zijn dat alle gegevens centraal worden opgeslagen en alle bedrijfsprocessen zijn gestandaardiseerd. Hierdoor hoeven gegevens van verschillende bedrijfsprocessen maar één keer te worden ingevoerd en werkt iedereen volgens een voorgedefinieerd proces. Ook kunnen eenvoudig allerlei analyses gedaan worden, waardoor er een veel beter inzicht ontstaat in kwaliteit en efficiëntie van processen. Hierdoor kan de leiding van een bedrijf veel beter grip krijgen op de organisatie en sturen op betere kwaliteit en efficiency. Met een ERP-systeem worden ondernemingen efficiënter en daardoor winstgevender. Er wordt minder verspild en de productiviteit en kwaliteit gaan omhoog terwijl de kosten naar beneden gaan. Dit zorgt voor een hogere klanttevredenheid en daarmee een betere concurrentiepositie.

Een ERP-systeem verbetert je proces

Bij de implementatie van een ERP-systeem, wordt, samen met zeer ervaren bedrijfsconsultants, nauwkeurig gekeken naar de bedrijfsprocessen en hoe deze kunnen worden verbeterd. Een professioneel ERP-softwarepakket bevat duizenden “best practices” voor veel verschillende branches.

Een goede consultant kan het management daarom inzicht geven in hoe andere bedrijven in de branche bepaalde processen uitvoeren en uitleg geven wat de voor- en nadelen hiervan zijn. Dit helpt het management om goed na te denken over de bedrijfsprocessen en hoe deze, binnen de eigen organisatie, het beste kunnen worden ingericht.

Een succesvolle ERP-implementatie heeft daarom vrijwel altijd ook een betere organisatiestructuur tot gevolg. Goede ERP-systemen kan zich aan een bestaand bedrijfsproces aanpassen, maar kan een organisatie ook structuur bieden om processen te optimaliseren. Lees ook de 5 belangrijke stappen bij het implementeren van ERP-systeem.

Waarom heeft niet iedereen een ERP-systeem?

Het is waar dat ERP-systeem organisaties efficiënter en winstgevender maakt en het geeft het management optimale middelen om het bedrijf goed te sturen. Maar wanneer begin je met ERP-systeem? Ieder bedrijf klein begonnen en schaf je alleen aan wat je op dat moment nodig hebt. Vaak begint dat bij de boekhouding. Naarmate het bedrijf groeit worden vaak veel processen beheerst en gecontroleerd in Excel of andere programma programma's voor specifieke processen, zoals projectmanagement. Op dat moment begint de inefficiëntie in een bedrijf zich te manifesteren.

Natuurlijk is het ook zo dat ERP-systemen bekend staat als duur en complex. Dit weerhoudt mensen van het maken van de keuze voor ERP-software. Niet zichtbare kosten krijgen helaas vaak de voorkeur, boven de zichtbare kosten voor een ERP-implementatie. Het is een verkeerde keuze en uitstel leidt vaak tot steeds meer weerstand. Inefficiënte manieren van werken worden beschouwd als de enige juiste. Het dubbel bijhouden van gegevens leidt uiteindelijk altijd tot meer fouten. Verandering is moeilijk en kost veel energie. De kosten voor een ERP-systeem kan niet meer het probleem zijn.