Waarom is een ERP Implementatie zo moeilijk?
Hoe komt het nou dat een systeem wat je zo veel voordelen moet geven, zo moeilijk te implementeren is?
Wegen überhaupt de voordelen wel op tegen de kosten die je moet maken?
Het zijn vragen die ik zeer regelmatig voorbij zie komen. Bedrijven zijn gewoonweg huiverig om een ERP-systeem aan te schaffen. Ze stellen het uit of blijven gebruikmaken van deel applicaties, omdat deze losse systemen op zichzelf beter te begrijpen zijn. Integratie van alle bedrijfsprocessen is complex en wordt vermeden. Men neemt zelfs inefficiënte op de koop toe.
Ik durf wel te stellen dat een goed ERP-systeem je geld oplevert. Het vraagt alleen heel wat van de organisatie om een ERP-systeem volledig te benutten. Ik wil je graag mijn eerste 5 tips geven welke zeker bijdrage aan het succesvol in gebruik nemen van jouw nieuwe ERP-systeem.
1. Je doelstelling
Maak de doelstelling helder. Waarom investeer je in een ERP-systeem. Waar zit de pijn in je bedrijf en kan een ERP-systeem bijdragen aan het wegnemen van deze pijn? Of heb je nog geen pijn, maar verwacht je een groei van je bedrijf en is je huidige systeem daar niet geschikt voor? Start je met nieuwe producten of dienstverlening, welke om een ander systeem vragen?
Zeer belangrijk is je doelstelling. Bepaal waar je staat en waar je naar toe wilt en geeft dit doel een uitdagende en duidelijke naam. Dit hoofddoel is je projectnaam en alles wat je doet toets je aan dit doel.
2. Je processen
Het in kaart brengen van je processen is echt heel belangrijk. Maak een duidelijke flowchart van je processen en welke stappen deze doorlopen. Je brengt zo goed in kaart, hoe je bedrijf eigenlijk werkt, waar pijnpunten zitten en waar de verantwoordelijkheden liggen.
Vervolgens bepaal je per pijnpunt hoe je gaat meten of hier vooruitgang in zit. Definieer Kritische Succes Indicatoren (KPI) en meet telkens de waarde tijdens het in gebruik nemen van het ERP-systeem. Op die manier kun je meten of het ERP-systeem bijdraagt aan de doelstelling.
3. Je eisen en wensen
Je hebt je doelstellingen gesteld en weet op welke terreinen je wilt verbeteren en hoeveel je wilt verbeteren. De processen binnen het bedrijf zijn helder. Deze informatie geeft al houvast aan wat het systeem moet kunnen, zonder specifiek in te gaan op het detail functionaliteiten van een ERP-systeem. Maar er zijn natuurlijk ook functionaliteiten die je specifiek wilt benoemen. Sommige zijn heel belangrijk (Must Haves) en sommige minder belangrijk (Nice to Have).
Maak een lijst met alle functionaliteiten die je denkt nodig te hebben binnen je bedrijf. Doe dit per proces en groepeer deze per proces. Heel belangrijk hierin is het raadplegen van je werknemers. Zorg dat iedereen (of key users) invulling kunnen geven aan het tot stand komen van deze lijst.
De laatste stap is het prioriteren. Ik adviseer hiervoor de MoSCoW (zie afbeelding). Om een project te laten slagen, dienen in ieder geval de must-haves en de should haves worden geleverd. De overige wensen zijn van minder belang en worden vaak later geleverd of soms vervallen deze behoeftes helemaal.
Wees streng en focus op je doelstelling. Alles wat niet bijdraagt aan de doelstelling, alles wat geen directe waarde oplevert, kun je beter direct wegstrepen.
4. Je werknemers voorbereiden
Het implementeren van een ERP-systeem is een ingrijpende verandering in een bedrijf. Veel werknemers werken al jaren met het bestaande systeem en worden geconfronteerd met nieuwe systemen, nieuwe regels en nieuwe werkprocessen. Deze verandering moet je managen!
Zorg ervoor dat het doel duidelijk is voor iedereen. Betrek mensen bij het project waar het kan en waar het nodig is. Geef werknemers geregeld een update van de status van het project. Creëer draagvlak voor je visie en doelstelling en maak duidelijk dat het ERP-systeem een middel is om het doel te bereiken. Maar maak ook duidelijk dat het systeem geheel nutteloos is, zonder de juiste mensen aan de knoppen.
Mensen houden niet van verandering, dus de kunst is om de angst voor verandering om te buigen in enthousiasme voor de uitdaging.
5. Standaard of maatwerk
Wat moet ik doen. Moet ik zoeken naar een standaardpakket of moet ik maatwerk laten maken of is een combinatie van beide mogelijk?
Mijn advies is, wees niet bang van maatwerk. Je hebt een visie en hierop een strategie bepaald met je bedrijf. Je weet dat jouw visie en de goede uitvoering van de strategie je veel succes zal brengen. Laat je dan nooit tegenhouden door wat dan ook en zorg ervoor dat je de perfecte materialen hebt om je doel te bereiken.
Veel van alle softwarepakketten op de markt kunnen 80% van de functionaliteit makkelijk bieden. Ze hebben dit allemaal standaard aan boord. Een pakket dat een 100% match heeft, bestaat in mijn ogen niet. Je zult zien dat er altijd concessies worden gedaan, welke ten koste gaan van je doelstelling.
Zorg ervoor dat je software pakket perfect is, geen poespas heeft die je niet nodig hebt, maar volledig bijdraagt aan je doelstelling. Het beste kun je op zoek gaan naar een pakket wat veel standaard in huis heeft en eenvoudig is uit te breiden met maatwerk. Denk bij maatwerk niet aan een ontbrekend stuk, maar aan iets unieks wat jij hebt bedacht en wat (waarschijnlijk) niemand anders heeft. Maatwerk kun je een voorsprong geven op de concurrentie.
Dit zijn mijn eerste 5 tips om te komen tot een succesvolle ERP-implementatie. Heb je deze tips uitgevoerd, dan heb je echt belangrijke stappen gezet. Je hebt je doelstelling helder. De processen in kaart gebracht en eisen en wensen staan op papier. Je hebt nagedacht over standaard en maatwerk software en bent klaar om een leverancier c.q. implementatiepartner te gaan zoeken. In mijn volgende blog zal ik je nog meer tips geven over hoe je het beste kan verder gaan.
Ik heb een vervolg geschreven! Lees deel 2 van waarom is een ERP-implementatie zo moeilijk.
Waarom is een ERP-implementatie zo moeilijk? - Deel 1